Juristien kiinnostus sopimusten parempaa muotoilua kohtaan kasvaa, mutta aihe herättää vielä aika paljon ennakkoluuloja.
Kun puhun legal designista ja pääsen aiheessa sopimusten muotoilemiseen, juristit rentoutuvat. Tämä on konkretiaa – papereiden laatiminen ja kirjoittaminen ovat juristin peruskauraa. Samoin kaikki sopimustyöhön liittyvä uusi ajattelu ja jokapäiväisen työn tehostaminen ja helpottaminen lähtökohtaisesti kiinnostaa.
Sopimusmuotoiluun liittyy silti paljon pelkoja ja epäröintiä. Idea kuulostaa hyvältä, mutta onko tämä kuitenkaan ihan oikea juttu. Tai ei se varmaan toimi meillä, syistä x y z. Ja tietysti kehittämisen esteistä tyypillisin on se, ettei ole aikaa. Ihan kiva, mutta en ehdi.
Tässä viisi tyypillisintä ennakkoluuloa ja omat keinoni vastata niihin.
1 Sopimusmuotoilu on huuhaata
Sopimusmuotoilusta usein ajatellaan että kyse on dokumenttien ulkonäön muotoilusta, Että se on stailaamista ja piirtämistä ja sitä, että vaihdetaan sopimukseen parempi fontti.
Oliko tämä myös sinun ensimmäinen mielikuvasi aiheesta?
Tällä perusteella sopimusmuotoilu on helppo leimata huuhaaksi ja milleniaalien haihatteluksi. Miksi ihmeessä siitä pitäisi kiinnostua?
Sopimusmuotoilussa ei kuitenkaan ole kyse estetiikasta, sopimuksen kuvittamisesta tai sopimuksen ulkoasuun liittyvästä kikkailusta. Kyse on ennen kaikkea sopimusten ymmärrettävyyden ja selkeyden parantamisesta. Tässä työssä olennaisinta on käyttäjälähtöisyys, käyttäjän tarpeet, eivät esteettiset arvot.
Sopimusmuotoilussa saatetaan kyllä käyttää työkaluina esimerkiksi visualisointeja, mutta tämä ei ole itse tarkoitus. Ymmärrettävyyden lisääminen ja sopimuksen eri käyttäjien elämän helpottaminen on. Samalla myös oma elämäsi helpottuu.
2 Sopimusmuotoilu on ohimenevä trendi
Onko legal design ja sopimusmuotoilu sen yhtenä kuningaslajina pelkkää pöhinää? Turha ohimenevä trendi, johon ei kannata uhrata sen enempää muutenkin vähissä olevaa aikaa.
Legal design on terminä uudehko, ensimmäiset maininnat tieteellisessä tutkimuksessa löytyvät parinkymmenen vuoden takaa. Viimeisten 5-10 vuoden aikana muotoilun hyödyntämisestä juridiikassa on puhuttu koko ajan enemmän Suomessakin, kiitos mm. pioneeritutkijoiden kuten Helena Haapion ja Stefania Passeran väsymättömän työn ja Legal Design Summitin globaalin vetovoiman.
Mutta ei tässä uudesta asiasta, saati ohimenevästä trendistä ole kysymys. Juridiikan ymmärrettävyyden lisäämisen ja ihmislähtöisen juridiikan puolestapuhujia on ollut aina. Juristit jotka ottavat legal designin mukaan omaan työhönsä kokevatkin, että ovat tehneet legal designia “tietämättään”.
Nyt lähestymistavalle on olemassa myös nimi ja aihetta tutkitaan ja käsitteellistetään yhä enemmän. Samalla kehitetään käytännönläheisiä prosesseja ja työkaluja soveltaa legal designia esimerkiksi sopimusten muotoilemiseen.
Sopimusmuotoilu on siis ihan oikea ja hyödyllinen ellei jopa mullistava juttu, johon nyt on hyvä aika tarttua.
3 Sopimusmuotoilu on vaikeaa
Sopimusmuotoilua pidetään harvojen ja valittujen lajina, koska se on niin vaikeaa. Koska se vaatii erityisosaajia sekä erityistyökaluja, joihin tavallisella juristilla ei ole pääsyä.
Käyn usein ensimmäiset keskustelut koulutusten tilaajien kanssa siitä, miten sopimusmuotoilua voisi tehdä helpommin lähestyttäväksi. Miten tehdä sopimusmuotoilusta sellaista, että useampi juristi kokisi mahdolliseksi tarttua siihen.
Sopimusten muotoileminen on toki haastavaa, mutta ihan eri syistä kuin yleisesti luullaan. Se on haastavaa, koska se tarkoittaa muutoksia työtavoissa ja korvien välissä. Se tarkoittaa uuden oppimista ja joidenkin vanhojen tapojen kyseenalaistamista. Mutta se ei ole vaikeaa siksi, että pitäisi olla erityisosaaja tai että siihen tarvittaisiin erityisiä työkaluja.
Kuka tahansa voi oppia sopimusmuotoilua. Kyse on simppelistä prosessista ja eri vaiheissa hyödynnettävistä arjen työkaluista. Juristeilla oppiminen ei useimmiten ole kiinni kognitiivisen kapasiteetin rajoituksista, vaan siitä että opittavat asiat tarjoillaan todella tiiviissä paketissa ja heti sovellettavina käytäntöön.
Mikä estää sinua ja tiimiäsi kokeilemasta?
4 Sopimusmuotoilu ei sovi minulle, en ole graafikko
Upeat esimerkit värikkäistä ja visuaalisista sopimuksista saavat monet juristit hylkäämään ajatuksen sopimusmuotoilusta. Harvalla juristilla on graafikon koulutusta. Tekstin lukemiseen ja tuottamiseen keskittynyt koulutus ja käytännön työ vievät viimeisetkin rippeet visuaalisista taidoista tai ainakin uskalluksesta käyttää niitä.
Kuten edellä jo totesin, sopimusmuotoilussa ei ytimeltään ole kyse graafisesta osaamisesta. Designin ammattilaisia voi ja kannattaa hyödyntää sopimusmuotoilutyöhön aina kun siihen on mahdollisuus, mutta muotoilua ei kannata jättää kokonaan tekemättä sen vuoksi, ettei ole budjettia ammattilaisiin tai itsellä ei ole graafikon taustaa.
Sopimusten muotoilussa visuaalisuuden hyödyntäminen on yksi kolmesta osa-alueesta. Muita ovat sopimuksen rakenteen ja kielen muotoilu. Ja visuaalisuuttakin voi lisätä sopimukseen paljon ilman, että lisää sopimukseen esimerkiksi yhtään kuvaa.
Sinun ei siis tarvitse hylätä sitä mitä jo osaat ja alkaa joksikin muuksi. Voit olla samaan aikaan tosi hyvä juristi ja rakentaa uusia taitoja olemassa olevien päälle. Sopimusmuotoilun kautta opit hyödyntämään omaa asiantuntemustasi uudella, asiakkaille hyödyllisellä tavalla.
5 Sopimusten muotoilu vie paljon aikaa
Juristien arki on jo niin täynnä, että ei siihen voi enää mitään uutta mahduttaa. Tämä on kylmä totuus.
On aika lohdutonta kuulla juristien kipuilua aikataulupaineiden keskellä. Intoa oppia uutta ja kehittää kyllä olisi, mutta aikaa ei nimeksikään.
Ja niin paljon kuin olisi mahdollisuuksia kehittää ja parantaa tilannetta!
Kannustan kiireen kanssa painivia sanomalla, että sopimusten muotoilemisessa pääsee käyntiin nopeasti. Esimerkiksi kielen muotoilemisen työkalut voi ottaa käyttöön saman tien ja se muuttaa jo paljon.
Mutta totta kai isomman tason muutos vie aikaa ja sille pitäisi myös löytää aikaa. Mitä järkeä on jatkaa työläitä ja hankalia prosesseja ja työtapoja, kun voisi saada isoja parannuksia käyttämällä aikaa ja resursseja juristityön kehittämiseen.
Kannustan siis aloittamaan pienestä ja tekemään helppoja kokeiluja. Mutta samaan aikaan tiedostamaan, että isompi muutos tarvitsee enemmän aikaa. Ja tietoisia valintoja ajan järjestämiseksi.
Ota haaste vastaan
Tässä on haaste johtajille ja tiiminvetäjille.
Sopimusten muotoilu ymmärrettäviksi ja helpommiksi vapauttaa juristien aikaa merkityksellisempiin töihin. Tästä hyötyy koko organisaatio. Lue lisää hyödyistä blogikirjoituksestani: 4 tapaa joilla sopimusmuotoilu säästää aikaasi.
Moni juristi haluaa oppia hyödyntämään legal designia ja toivoo että työnantaja tarjoaisi kehittymismahdollisuuksia ja uudenlaista osaamista työn rikastuttamiseksi.
Miten voit mahdollistaa tämän muutoksen omille juristeillesi? Mitä voisi tehdä toisin, mitä voisi jättää tekemättä? Koska mikään ei muutu, jos mitään ei muuta.
Yksi tapa on tarjota osallistuminen Juristin muotoilukoulun Sopimusmuotoilun Bootcamp -koulutukseen. Siellä on tarjolla oivalluttava tietopaketti sopimusmuotoilun perusteista, inspiroivia esimerkkejä sekä opit askel askeleelta miten voitte itse muotoilla selkeämpiä ja visuaalisempia sopimuksia
