Yksi asia leimaa juristien arkea enemmän kuin muut. Ainainen kiire. Aikaa on aina liian vähän suhteessa työmäärään.
Se tunne, kun sähköposti on täynnä kysymyksiä, joita kollegat voisivat yhtä hyvin ratkoa itsekin, kunhan vaivautuisivat etsimään sopimuksen, jossa asiasta on sovittu.
Tai kun yksinkertainen sopimusasia vie viikkoja, kun sen voisi hoitaa saman tien.
Kun kalenteri täyttyy sisäisistä sopimuskinkereistä, joiden sisältönä on simultaanitulkata sopimusta ääneen kollegoille.
Milloin viimeksi kävit keskustelun aiheesta “miksi tähän tarvitaan kirjallinen sopimus..”?
Miten sopimusmuotoilu, eli se miten sopimuksia muotoillaan helpommiksi, voi auttaa krooniseen aikapulaan?
1. Bisnes voi tehdä enemmän itse
Yksi suurin syy siihen, että kollegasi tarvitsevat sopimusasioissa niin paljon apuasi on se, että sopimukset ovat niin vaikeita. He tarvitsevat juristin tulkitsemaan mitä sopimuksen sisältö tarkoittaa.
Mitä bisnes näkee sopimuksessa: pelkkää mustaa tekstimassaa täynnä juristien jargonia. Pieni fontti, ei tyhjää tilaa ja luotaantyöntävän tylsä ulkoasu. Ei ihme, ettei kiinnosta.
Mitä jos tekisit sopimusasioista helppoja kollegoillesi?
Voit auttaa kollegoitasi parantamalla sopimusten käytettävyyttä. Sopimukset voi muotoilla siten, että ne on tehty paremmiksi käyttäjien, eli kollegoidesi ja bisneksen näkökulmasta.
Tällöin bisnes voi tehdä enemmän itse, eivätkä he tarvitse sinua niin paljon ja aikaasi säästyy muihin asioihin.
Helpotat kollegoidesi elämää monin tavoin:
- Kollegasi löytävät relevantin tiedon helpommin
- Kollegasi ymmärtävät, mitä sopimus tarkoittaa hänen kannaltaan
- Kollegasi osaavat soveltaa sopimusta omaan tilanteeseensa, eli hoksaavat mitä toimia sopimus häneltä
- Kollegasi osaavat toimia kerrasta oikein
Sinun kannaltasi se tarkoittaa sitä, että saat vähemmän kysymyksiä. Juristituen tarve vähenee ja säästätte juristien aikaa muihin töihin. Kenties työpäivän tunnit riittävät paremmin kaikkeen tekemiseen.
2. Neuvottelut nopeutuvat
Toinen sopimuksiin liittyvä pullonkaula juristien työssä on pitkiksi venyvät sopimusneuvottelut. Sopimusta höylätään pala palalta jopa satoihin tunteihin venyvissä neuvotteluissa.
Sopimusneuvotteluista on tullut paikkoja, joissa juristit briljeeraavat keskenään sanamuotojen nyansseista. Neuvotteluissa mukana olevat bisnesihmiset eivät uskalla sanoa mitään, kun eivät suoraan sanottuna ymmärrä mitä juristit keskenään puhuvat.
Kollegoidesi näkökulmasta neuvotteluissa tehdään iso ongelma jostain, joka tuntuu kovin teoreettiselta käytännön liiketoiminnan kannalta.
Juristit saattavat jopa käyttää sanamuotojen epämääräisyyttä tai sekavaa sopimusrakennetta yhtenä taktiikkana saada haluamiaan asioita läpi.
On aika ironista, että juuri näihin ärsytystä aiheuttaviin sopimuspapereihin kulminoituvat tärkeimmät ja parhaimmatkin diilit. Ilakointi hyvästä kumppanuudesta tai myynnistä loppuu lyhyeen, kun asiat pitää vielä saada paperille. Ääh, se sopimus vielä. Yritetään saada se nopeasti tehtyä, että voidaan keskittyä mukavampiin asioihin. Usein työkaverisi tai asiakkaasi saattaa myös lykätä ja lykätä sinun ottamista mukaan diilin tekemiseen, koska ei halua ”tehdä asioista vaikeita”.
Entä jos sopimukset olisivatkin neuvottelujen paras ja helpoin osuus?
Entä jos sopimuskokemus olisi osa yhteistyön aloittamisen iloa?
On kaikkien etu että osapuolet ymmärtävät mitä on sovittu.
Voit auttaa kollegoitasi ja sopimuskumppania ja säästää kaikkien aikaa tekemällä sopimuksista ymmärrettäviä. Ajattele helpotusta, kun sopimuksen tekeminen on tehty niin helpoksi että nopea allekirjoittaminen houkuttelee enemmän kuin neuvottelujen aloittaminen.
Tämä vähentää painetta myös omassa tekemisessäsi. Kollegasi löytävät oikeita ja hyödyllisiä vastauksia myös ilman sinua. Ja clousaavat hyviä sopimuksia.
3. Sopimukset arkiston täytteestä työkaluksi
Niin paljon aikaa kuin sopimusten draftaamiseen ja neuvotteluihin käytetäänkin (katso kohta 2), ne unohtuvat arkistoon.
Sopimukset ovat todella tärkeitä papereita jokaisen organisaation toiminnassa, eivätkä ne kuulu arkistoon homehtumaan.
Sopimusten monimutkaisuus ja pitkät perinteet sopimusten kuulumisesta juristeille kuitenkin takaavat sen, että sopimukset eivät ole aktiivisia työkaluja arjessa.
Paremmin muotoilluista sopimuksista tulee elävä työkalu käyttäjiensä arkeen. Oli käyttäjä sitten myyjä, palveluntuottaja, asiakaspalvelija, laskuttaja tai juristi.
Joskus harvoin tuomarikin saattaa sopimusta lukea ja tulkita, mutta tuomari ei ole sopimuksen pääasiallinen käyttäjä. Silti sopimukset edelleen kirjoitetaan pääasiassa tuomaria varten mahdollista riitaa ajatellen.
Sopimusten paremmalla muotoilulla sama sopimusdokumentti voi palvella kaikkia sen eri käyttäjiä.
Parhaimmillaan sopimus voi olla ongelmien ja riitojen ehkäisemisen lisäksi:
- Eri käyttäjiä varten
- Toimintaa ohjaava
- Viestinnän ja johtamisen väline
- Tärkeä osa liiketoiminnan menestystä.
Sinun kannaltasi tämä tarkoittaa sitä, että roolisi nousee sihteeristä tai arkistonhoitajasta tärkeäksi liiketoiminnan tueksi ja strategiseksi kumppaniksi.
4. Saat paremman maineen
Juristien maine työkaverina ei ole paras mahdollinen.
Eräs juristi kuvaili tilannetta siten, että juristit koetaan “erilaiseksi kollegaksi kuin muut”. Juristeja lähestytään mietityillä sähköposteilla ja juristit kirjoittavat vastaukseksi täydellisiksi hiottuja yksityiskohtaisia viestejä. Ettei vaan yksikään kolo jää tukittua tai kivi käännettyä. Sen sijaan että vastaisit kollegasi täsmäkysymykseen täsmävastauksella, kerrot aiheesta kaiken minkä tiedät – varmuuden vuoksi.
Juristin rooli on toimia Tärkeän Tiedon portinvartijana ja tämä kangistaa vuorovaikutusta monin tavoin.
Tämä kaikki näkyy suoraan tehottomassa ajankäytössä, aikaa käytetään turhaan viilaamiseen liian kauan. Sopimusprojektit jäävät puolitiehen eivätkä etene.
Usein jo suurpiirteinen ymmärrys sopimuksen tai sopimusehdon merkityksestä auttaa kollegasi prosessissa eteenpäin ja hän voi tarkentaa yksityiskohtia sinulta tarvittaessa.
Kun muotoilet sopimuksia, joita kollegasi ja asiakkaasikin voivat ymmärtää, muuttuu roolisi portinvartijasta informaation jakajaksi. Parhaimmillaan sopimukset voivat toimia hyvänä ja vaikuttavana viestintävälineenä ja auttaa ihmisiä pääsemään tavoitteisiinsa.
Tämä parantaa luottamusta, joka on kaiken yhteistyön ja aidon vuorovaikutuksen perusta.
Oma maineesi työkaverina paranee ja puolileikillään heitetyt vitsit juristeista bisneksen tukkeena vähenevät.
Sopimusmuotoilua voi oppia
Mistä voit aloittaa?
Herättele keskustelua omassa organisaatiossasi. Millainen kokemus kollegoillasi on sopimuksista? Mitkä ovat teidän sopimustenne tai sopimusprosessienne pullonkauloja?
Etsi sopimus, joka aiheuttaa eniten kysymyksiä ja etsi sieltä eniten ongelmia aiheuttava kohta. Mikä ehdossa aiheuttaa harmia? Miten voisit selkeyttää tätä kohtaa?
Oletko valmis oppimaan lisää työkaluja omaan arkeesi? Ilmoittaudu Juristin muotoilukoulun Sopimusmuotoilun Bootcamp -kurssille, sieltä saat käytännönläheiset opit omien sopimusten parantamiseen, joita voit alkaa hyödyntää heti.
Lähteitä:
- Sopimusten visualisoinnin hyödyistä: Stefania Passera: Beyond the wall of contract text – Visualizing contracts to foster understanding and collaboration within and across organizations. 2017
- Käyttäjän näkökulmasta dokumenttiin: Pat Wright: Using graphics effectively in text. 2012.
- Proaktiivisesta sopimisesta ja seuraavan sukupolven sopimuksista: Helena Haapio: Next generation contracts: A paradigm shift. 2013.
