fbpx

Miten muotoilla hurmaavia sopimuksia

Kuka on määrännyt, että sopimusten pitää olla tylsiä? Että sopimusten pitää olla mustavalkoisia, pitkiä, monimutkaisia ja pelkkää tekstiä täynnä? Ei kukaan. Niin meille vain opetetaan ja siihen me totumme ja sosiaalistumme. Oletko koskaan pistänyt merkille, että kun alat kirjoittaa sopimustekstiä, alat käyttää kummallisia sanoja, joita et koskaan muuten käyttäisi. Sanoja, joita on käytetty ehkä sata tai kaksisataa vuotta sitten, ja todennäköisesti silloinkaan ei arkikäytössä. Miksi niitä pitäisi käyttää sopimuksissakaan?

Tehokkaan ja hurmaavan viestinnän keinoja, kuten tekstillä leikkimistä, visuaalisuutta ja kuvitusta käytetään ympäröivässä maailmassa joka puolella, mutta juridiikkaan samat käytännöt eivät juurikaan ulotu. Mustaa tekstiä valkoisella pohjalla, pieni fonttikoko ja pienet rivivälit. Nippu papereita, joiden näkeminen saa haukottelemaan ja toivomaan, että asia olisi jo hoidettu pois päiväjärjestyksestä että päästäisiin itse asiaan. Niistä on sopimukset tehty, edelleenkin.

On aika ironista, että juuri näihin tylsiin ja ärsytystä aiheuttaviin papereihin kulminoituvat tärkeimmät ja parhaimmatkin diilit. Ilakointi hyvästä kumppanuudesta tai myynnistä loppuu lyhyeen, kun pitää saada asiat vielä paperille. Ääääh, se sopimus vielä. Yritetään saada se nopeasti tehtyä, että voidaan keskittyä mukavampiin asioihin. Usein työkaverisi tai asiakkaasi saattaa myös lykätä ja lykätä sinun ottamista mukaan diilin tekemiseen, koska ei halua ”tehdä asioista vaikeita”.

Sopimusten tylsyys ja monimutkaisuus johtavat myös siihen, että sopimukset jäävät allekirjoituksen jälkeen arkistoihin ja ne kaivetaan esiin vain, mikäli tulee riitaa. Sopimukset eivät ole arkipäivän työkaluja, jotka eläisivät ihmisten ja bisneksen arjessa. Kaikki ne hartaudella muotoillut ja neuvotellut lauseet jäävät unohduksiin.

Näin ei ole kuitenkaan pakko olla. Sopimuksista voi tehdä myös hurmaavia ja ottaa ne tärkeäksi osaksi brändiä ja asiakaskokemusta. Sopimukset voivat parhaillaan lisätä luottamusta, toimia hyvänä ja vaikuttavana viestintävälineenä ja auttaa ihmisiä pääsemään tavoitteisiinsa. Tämä vaatii kuitenkin muutosta siihen, miten sopimuksia luodaan ja millaisia niistä tehdään.

Tässä neljä tapaa tehdä hurmaavia sopimuksia, joita ihmiset oikeasti ymmärtävät.

1. Kirjoita ymmärrettävää kieltä

Kieli on tähän saakka ollut tärkein työkalusi juristina. Sitä se on todennäköisesti jatkossakin, sillä juridiikka on ennen kaikkea viestintää. Sinun täytyy kuitenkin oppia uusi juridiikan kieli, jotta voisit palvella ihmisiä paremmin. Juridiikkaa, kuten sopimuksia, tehdään ihmisille heidän tarpeitaan varten, joten kielen täytyy olla ymmärrettävää ja käyttäjäystävällistä.

Käyttäjäystävällinen kieli on monen asian summa. Se tarkoittaa sitä, että kirjoitat luettavaa ja ymmärrettävää kieltä lukijan näkökulmasta. Huomio on siis lukijassa, ei sinussa tai sinun asiantuntemuksessasi. Tämä edellyttää, että sinun täytyy määritellä sopimusten käyttäjä. Kuka tulee lukemaan ja käyttämään sopimusta ja mihin tarkoitukseen. Mikä on sopimuksen pääviesti.

Kun muotoilet käyttäjäystävällistä sopimusta huomioi niin sopimuksen sisältö kuin myös käytetty sanasto ja kielen rakenne.

– Sisällön suhteen hankalin osuus on rajaus, voitko jättää osan sisällöstä pois ja rajata sisältöä käyttäjän mukaan. Osa sisällöstä voi kenties olla saatavilla tarpeen mukaan, esimerkiksi linkin takana. Haastan myös oikeasti ajattelemaan sisällön lyhentämistä ja karsimista. On tosi yllättävää ja myös vapauttavaa huomata, miten monet asiat voi ilmaista paljon lyhyemmin ja jättää tarpeettomia sanoja ja lauseita kokonaan pois.

– Sanaston muotoilemisessa ota synonyymivarastot käyttöön ja lähde etsimään vaihtoehtoisia tapoja ilmaista sama asia. Valitse kahdesta sanasta yksinkertaisempi ja lyhyempi. Tietysti on paljon spesifejä juridisia termejä, joita on pakko käyttää, mutta niissä tilanteissa voit miettiä lyhyen selityksen sisällyttämistä mukaan. Käyttäjäystävällinen kieli ei siis aina tarkoita välttämättä sisällön lyhentämistä, välillä se voi tarkoittaa myös sisällön rikastamista selityksillä.

– Kun mietit kielen rakennetta, kiinnitä huomiota lauseiden pituuksiin ja lauserakenteisiin. Kukaan ei pysy kärryillä liian pitkissä virkkeissä, jotka sisältävät liian paljon asiaa. Lyhyet lauseet ja suora sanajärjestys ovat selkeämpiä kuin pitkät virkkeet jotka sisältävät paljon epäsuoria ilmaisuja.

Käyttäjäystävällisen kielen käyttäminen vaatii sinulta asiantuntemusta ja rohkeutta. Se on myös vaikeaa – monimutkaisen tekeminen on helppoa ja yksinkertaisen tekeminen vaikeaa. Onneksi harjoittelu tekee tässäkin asiassa mestarin. Jotta voit käyttää selkeää ja ymmärrettävää kieltä, itse ajatuksen täytyy olla selkeä. Mitä haluat viestiä? Mitä tietoa sopimuksen käyttäjä tarvitsee ja mitä kieltä hän ymmärtää? Itse voin sanoa, että olen tehnyt paljon sopimuksia, joiden ajatus ei ole ollut itsellenikään täysin selkeä. Tällöin ei liene kovin yllättävää, että lopputuloskaan ei ole ollut selkeä ja se on aiheuttanut ajan kuluessa vain lisää epäselvyyttä. Ei kannata kiirehtiä sisältöön ennen kuin pohjatyö, joka usein on ajattelua!, on tehty hyvin.

2. Muotoile sopimusrakenne uusiksi

Rakenteen kanssa pienetkin parannukset saavat ihmeitä aikaan! Oletko huomannut, että ne asiat, jotka juristille ovat tärkeitä ja joista usein myös neuvotellaan pisimpään eivät ole sopimusten käyttäjille niin tärkeitä. Tämän voit huomioida sopimuksen rakenteessa nostamalla käyttäjän kannalta tärkeimmät asiat sopimuksen alkuun. Käyttäjän ei tarvitse ainakaan arjessa edes lukea sopimusta aina kokonaan, jotta saa selville itselleen tärkeän tiedon. Usein näitä asioita ovat kaupalliset ehdot, kuten esimerkiksi hinta ja aikataulut. Vastuunrajaus ja vahingonkorvaus taas ovat selkeästi juridiikkaa ja vain ongelma- tai riitatilanteissa realisoituvia ehtoja, jolloin niiden paikka on sopimuksen lopulla.

Sopimusrakenteen muotoilua on myös sen miettiminen, mitkä asiat kannattaa laittaa pääsopimukseen ja mitkä asiat liitteisiin. Puhutaan sopimusarkkitehtuurista ja sinä voit toimia pääarkkitehtina! Käyttäjää helpottaa, jos samaa asiaa koskeva sisältö löytyy samasta paikasta, eli samasta dokumentista ja yhdistettynä samaan sopimuskohtaan. Jos käyttäjän täytyy lukea samaan aikaan useaa eri dokumenttia, joissa on päällekkäistä sisältöä, menee vaikeaksi. Tilannetta pahentaa, jos eri dokumenteille ei ole määrätty selkeää etusijajärjestystä, eli mikä dokumentti on ensisijainen.

Lauseotsikointi ja selkeä sisällysluettelo ovat osa hyvää sopimusrakennetta ja auttavat käyttäjää hahmottamaan käyttäjälle relevanttia sisältöä. Sisällysluettelosta huomaa selkeän otsikoinnin merkityksen, eli yksittäisten sanaotsikoiden sijaan kannattaa käyttää pidempiä lauseotsikoita kuvaamaan tarkemmin sopimuskohtien sisältöä. Tällöin käyttäjän on helpompi navigoida sopimusrakennetta ja löytää itseään kiinnostava sisältö nopeammin.

3. VISUALISOI SOPIMUS

”Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa” on kulunut mutta osuva sanonta perustelemaan visualisointien käyttämistä sopimuksissa. Usein törmää harhakäsityksiin oikeusmuotoilusta, että se olisi vain visualisointia ja että visualisointi tarkoittaisi ”kauniita papereita” eli asiakirjojen koristelua. Tästä ei ole kysymys. Esteettisillä valinnoilla on toki merkitystä käyttäjäkokemuksen kannalta, mutta visualisoinnissa tähdätään käyttäjän ymmärryksen lisäämiseen sisällöstä. Visualisoinnilla siis pyritään tekemään sisältöä ymmärrettäväksi ja käytettäväksi.

Sopimuksen visualisointitapoja on olemassa paljon. Voit käyttää sopimuksessa esimerkiksi infografiikkaa, kuten vuokaavioita, aikajanoja tai taulukoita. Voit tehdä sopimuksia myös sarjakuvina tai jopa videoina. Voit hyödyntää visualisoinneissa ikoneita, erilaista typografiaa sekä eri värejä korostamaan eri asioita. Visualisointi on ainakin omasta mielestäni tosi kivaa ja siihen on helppo hukkua, lähteä ylitekemään ja unohtaa käyttäjä ja se, miksi visualisointia on lähtenyt tekemään. Onkin tärkeää aloittaa sillä, että määrittelet visualisoinnille tavoitteen ja valitset sopivan visualisointitavan tämän tavoitteen perusteella. Mikä on visualisoinnin tarkoitus ja kenelle teet sen?

Yleisiä vinkkejä visualisointiin on, että sitä kannattaa käyttää vain kun se auttaa ymmärtämistä ja tukee viestinnällistä tavoitettasi. Myös visualisoinnin suhteen sinun kannattaa ensin miettiä, mitä haluat esittää ja vasta sitten miten se esitetään. Voit käyttää hissipuhetestiä visualisoitavan sisällön selkeyttämiseen: rajaa mukaan sellainen sisältö, jonka tarvitset asian selittämisen 30 sekunnissa. Toinen hyvä käytännön vinkki on muotoilla se mitä haluat esittää ensin yhdeksi lauseeksi ja käyttää tätä visualisoinnin otsikkona. Tämä auttaa raamittamaan visualisoinnin tekemistä, joka usein varsinkin alkuun voi tuntua liian laajalta.

Visualisoinneissakin yksinkertainen on paras vaihtoehto, mutta usein vaikein. Visualisoinnin tekemisessä kannattaa hyödyntää vakiintuneita ilmaisutapoja, koska käyttäjät osaavat lukea niitä paremmin. Kyseessä ei ole sinun luovuutesi esiintuominen vaan käyttäjän ymmärryksen lisääminen! Vältä siis visuaalista kikkailua, joka haittaa selkeyttä. Prosessin kuluessa kannattaa myös jatkuvasti testata visualisointia ulkopuolisilla, ymmärtävätkö muut mitä olet tekemässä ja mitä viestiä välittämässä.

4. Käytä persoonallista ja puhuttelevaa tyyliä

Meidät on juristeina opetettu puhumaan passiivissa ja hävittämään kielestä persoonat ja persoonallisuus. Asiapitoisuus, vakavuus ja kuivakka tyyli ovat olleet luotettavuuden ja auktoriteetin takeena vuosisatoja. Vanhanaikainen tyyli ei ole kuitenkaan enää tehokas, eikä sillä saa haluttua vaikutusta. Välillä ihan hämmästyy, miten pitkään mustavalkoiset tylsät sopimukset ovat pitäneet pintansa, vaikka viestintätyyli ja käyttäjäkokemukset ympärillä ovat muuttuneet niin paljon. Informaatiotulva on niin valtava, että on ollut pakko kehittää puhuttelevaa värikästä viestintää, ja samaa pitää soveltaa myös sopimuksiin, jos haluaa tehdä niistä käyttäjäystävällisempiä ja yksinkertaisesti parempia.

Käytä siis rohkeasti persoonallista tyyliä. Sopimusten käyttäjät, eri ihmiset ja organisaatiot ovat kaikki keskenään erilaisia, joten myös heidän sopimuksensa voivat rohkeasti kuvastaa heidän omaa tyyliä. Se saa ihmiset kiinnostumaan ja sitoutumaan.

Sopimuksissa on myös useimmiten parempi käyttää puhuttelevaa tyyliä ”sinä” ja ”me”, jotta käyttäjä kokee että juuri hänelle puhutaan ja asiat koskevat juuri häntä. Sisältö tuntuu tällöin paljon henkilökohtaisemmalta ja viesti on vaikuttavampi. Uskalla kokeilla erilaisia tyylejä ja huomaat mikä toimii. Kaikki ei aina toimi, ja sitten sitä voi muuttaa, jotta löytyy itselle ja omalle käyttäjäkunnalle sopiva tyyli. Sopimusten muotoilu on niin kivaa! Kuka olisi uskonut, että juristin

Kirjoittaja

Hei olen Hannele!

Olen juristi, oikeusmuotoilija ja opettaja. Olen työskennellyt juristina 20 vuotta inhouse- ja compliance-rooleissa sekä omassa lakitoimistossa. Olen muotoillut rutkasti juridisia sisältöjä, palveluita ja liiketoimintoja sekä myös uutta oikeusteknologiaa.

Muotoilu ja teknologia muuttavat juridiikkaa saavutettavammaksi ja ymmärrettäväksi, mutta muutoksen tekevät ihmiset. Tämä on minun intohimoni, muutoksen tekeminen yhdessä sinun kanssasi. 

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Vieritä ylös