Miten tehdä viranomaisen asiakirjoista asiakaslähtöisiä ja ymmärrettäviä? Miten levittää oppeja koko organisaatioon ja lisätä vaikuttavuutta yhden asiakirjan muotoilua laajemmalle? Näihin kysymyksiin haettiin vastauksia Tukesin kanssa toteutetussa oikeusmuotoiluprojektissa.
Juristin muotoilukoulun asiakirjojen visualisoinnin koulutuksen innoittamana Tukes käynnisti projektin, jossa muotoiltiin muun muassa asiakaslähtöisten asiakirjojen tarkistuslista tukemaan kaikkia Tukeslaisia asiakirjojen laatimisessa.
Projektista Tukesissa vastannut Suvi Raitala kertoo projektista tarkemmin.
Mistä Tukesin matka oikeusmuotoiluun sai alkunsa?
Tukesista pyydettiin Juristin muotoilukoulua pitämään vuonna 2022 koulutus asiakirjojen visualisoinnista, jossa osallistujat pääsivät itse kokeilemaan visualisointeja ja pohtimaan niiden hyötyjä omassa työssä.
Tämä koulutus tuli mieleen, kun myöhemmin pohdimme, miten saisimme parannettua laajemminkin Tukesissa valvonnan asiakirjojen selkeyttä ja käytettävyyttä. Pohdinta johti siihen, että saimme luvan käynnistää vuoden mittaisen oikeusmuotoiluprojektin, jossa tavoitteena oli tehdä selvitys valvonta-asiakirjojen asiakaslähtöisyydestä ja pyrkiä hyödyntämään selvityksen tuloksia koko talossa.
Mihin tarpeisiin etsitte ratkaisua oikeusmuotoiluprojektilla?
Vaikka Tukesissa oli jo pidempään ollut asiakirjapohjia valvonnan tueksi, ei selkeää ja yhdenmukaista käytäntöä ollut muodostunut pohjien käytölle eikä sisällölle.
Halusimme parantaa asiakirjojen käytettävyyttä ja samalla yhdenmukaistaa dokumentteja keskenään ja tähän halusimme saada nimenomaan asiakkaan (sekä asiakirjoja käyttävän ja laativan Tukeslaisen että valvonnan kohteena olevan) näkökulman.
Miten saitte johdon kiinnostumaan projektista?
Laadimme projektisuunnitelman Tukesin sisäisen ohjeistuksen mukaisesti, ja se käsiteltiin projektien ohjausryhmässä, joka hyväksyi projektin ja osoitti sille tarvittavat määrärahat.
Projektin valmistuttua aloitimme dialogin ylimmän ja keskijohdon kanssa ja kytkimme projektin vielä tiiviimmin juuri valmistuneen Tukesin strategian tavoitteisiin.
Tukesissa luotiin myös uudet ydinprosessit, joista asiakaslähtöisyys sopi suoraan yhteen projektin tavoitteiden kanssa. Tätä kautta oikeusmuotoiluajattelu liitettiin myös osaksi Tukesin ydinprosessien toteuttamista ja johdon tavoitteita.
Millaisia vaiheita projektissa oli?
Projekti toteutettiin Juristin muotoilukoulun esittämän suunnitelman mukaisesti. Se sisälsi työpajoja asiakkaiden kanssa sekä prototyyppien kommentointia kirjallisesti ja keskustelemalla.
Miten projekti teidän näkökulmastanne toteutui?
Projektin tulokset saatiin suunnitellusti ja olimme tyytyväisiä lopputulokseen. Nyt haasteena on, miten projektin tulokset saadaan käytäntöön.
Mitä oikeusmuotoilun hyödyntäminen on edellyttänyt teiltä?
Oikeusmuotoilu ei edellyttänyt mitään ennakko-osaamista, vaan kuuntelevaa ja avointa mieltä, valmiutta oppia uusia tapoja tehdä asioita sekä halua asettua toisen asemaan.
Mitkä olivat tärkeimmät tulokset projektista?
Projektin keskeisin tulos oli tarkistuslista, joka toimii huoneentauluna tekstiä kirjoittaville Tukeslaisille. Tarkoituksena on, että Tukesissa laaditaan jatkossa entistä asiakaslähtöisempiä dokumentteja.
Projektin aikana syntyi myös aikajana, eli asiakkailta tullut idea prosessikuvauksesta, jossa kuvataan asiakkaan näkökulmasta Tukesin valvontaprosessia visuaalisessa muodossa. Se on julkaistu Tukesin verkkosivuilla.
Lisäksi projektissa kehitettiin uudenlaisen valvonta-asiakirjan prototyyppi, jonka on tarkoitus toimia malliesimerkkinä siitä, miten asiakirjoja voisi lähteä muotoilemaan asiakasystävällisempään muotoon oikeusmuotoilun keinoin.
Miten hyödynnätte tuloksia?
Tarkistuslista on jaettu kaikkien Tukeslaisten käyttöön, ja sitä on tarkoitus käyttää huoneentaulun tavoin työn tukena laadittaessa erilaisia asiakirjoja.
Mitä hyötyjä saitte projektista omaan työhönne ja Tukesille?
Pyrimme hyödyntämään projektin lopputuloksena syntynyttä tarkistuslistaa asiakirjojen yhdenmukaistamiseksi ja asiakaslähtöisempien asiakirjojen edistämiseksi koko Tukesissa.
Pienillä asioilla voi parantaa tekstin luettavuutta ja ymmärrettävyyttä, ja silti asiakirjat pysyvät juridisesti pätevinä.
Tarkistuslistan vinkkejä ja oppeja on mahdollista soveltaa kaikkeen kirjoitettuun tekstiin, kuten sähköposteihin, asiakirjoihin ja verkkosivuihin.
Miten oikeusmuotoilua voidaan hyödyntää muissa projekteissa tai laajemmin julkishallinnossa?
Oikeusmuotoilun potentiaali on julkishallinnossa laaja. Tukesissa sitä on hyödynnetty tämän projektin lisäksi mm. lapsiin liittyvän tuoteturvallisuusviestinnän kehittämisessä.Oikeusmuotoilun menetelmin kehitettiin lastenturvallisuushahmo Tuke, joka kertoo lapsille lelulainsäädännön vaatimuksista.
Millainen kokemus oli työskennellä Hannelen ja Juristin muotoilukoulun tiimin kanssa?
Yhteistyö oli mutkatonta ja helppoa. Työnjako toimi hyvin, ja pystyimme hankkimaan juuri tarpeellisen ulkopuolisen avun samalla kun vastasimme itse projektin niistä asioista, joihin meillä oli omaa osaamista ja resursseja.
MIETITKÖ MITEN OIKEUSMUOTOILUA VOISI SOVELTAA TEILLÄ?
